Assessoria e consultoria completa
Trata-se do planejamento à gestão presencial de todos os itens que envolvem o seu casamento. Estaremos presentes da criação à implementação e cada um dos detalhes que vão fazer o seu grande dia único. Nesse caso, nos reuniremos para traçar o perfil do cliente, elencar as suas prioridades, conhecer o seu estilo valores a serem investidos e todos as minúcias que envolvem a festa mais importante que realizarão em vossas vidas. De posse dessas informações realizaremos o planejamento efetivo do evento: solicitação de orçamentos, planilhas de custos, elaboração de cronogramas, negociações com fornecedores para só então darmos continuidade ao segundo passo.
Neste importante momento acompanharemos nossos clientes em visitas presenciais aos prestadores de serviços. Nesse caso, esclarecemos as eventuais dúvidas in loco em acordo com uma visão ampla e global do evento. Tranquilidade que só a experiência em eventos pode proporcionar!
A presença do seu produtor do início ao fim do evento garante economia e otimização de recursos financeiros durante todo o processo. Além disso, a garantia de tranquilidade por parte do contratante se torna evidente uma vez que alguém os representa durante a montagem.
A esse plano são aplicadas teorias semelhantes à de gestão de grandes projetos como planos contínuos de revisão e o uso de um software exclusivo da Conceito Produções e Eventos.
Detalhamento das atividades
Pré-evento:
- Elaboração de planilha de custos com a finalidade de planejar e otimizar os valores investido pelos contratantes.
- Elaboração de cronograma com o objetivo de garantirmos o start de tempo para a tranquilidade dos contratantes.
- Cotação dos serviços envolvidos com ao menos três fornecedores.
- Assessoria e acompanhamento dos principais fornecedores a serem contratados (Buffet, decoração, fotografia, filmagem, banda, estrutura de boate).
- Elaboração da agenda de compromissos do casal.
- Planejamento e acompanhamento das atividades relacionadas à decoração (acompanhamento da reunião final para escolha de arranjos florais, bouquet, lapelas, entre outros).
- Personalização de todo o evento.
- Análise de contrato de todos os fornecedores.
- Acompanhamento e orientação para a escolha do repertório da cerimônia e dos momentos especiais da recepção.
- Acompanhamento da montagem do evento para adequar espaços e atividades desenvolvidas de acordo com cada fornecedor.
- Check list completo de fornecedores informando sobre horários de montagem/desmontagem, posicionamento e acertando os detalhes de todos os fornecedores envolvidos.
- Contato com padrinhos para passar informações sobre horários e vestimentas (se houver).
- Auxílio em relação aos trâmites burocráticos do casamento civil.
- Consultoria de imagem para os noivos.
- Indicação de fornecedores para todas as etapas de elaboração e execução do evento.
- Esclarecimento das dúvidas do casal sobre todas as etapas de elaboração e execução do evento.
- Elaboração do “mapa” da cerimônia.
- Auxílio na elaboração da identidade visual e papelaria (convites, menus, reservados, lágrimas de felicidade).
- Acompanhamento periódico do cronograma com a finalidade de maximizar o tempo e evitar atrasos.
Durante a cerimônia:
- Cerimônia: Cumprimento de protocolos (organização do cortejo: pais/ padrinhos/ noiva/ damas) atentando para a garantida da elegância do momento e o registro pelos profissionais competentes.
- Atenção especial à música da cerimônia adequando-a aos momentos especiais da celebração. Alinhamento dos momentos da cerimônia com coral, fotógrafos e cinegrafistas.
- Atenção ao cortejo na chegada ao altar de forma a maximizar a qualidade das fotos.
- Atenção aos detalhes que envolvem a noiva: bouquet, véu e calda do vestido (se houver).
- Coordenação das diversas equipes durante a realização cerimônia.
Recepção:
- Coordenação do roteiro previamente combinado sobre os protocolos (Entrada no salão/ valsa/ brinde/ corte simbólico e bouquet’s – de acordo com a preferência do casal) em sincronia com as equipes de filmagem e fotografia (para garantir o registro desses momentos).
- Coordenação da sessão de fotos com padrinhos, família, pajens, damas e todas as pessoas escolhidas pelos noivos.
- Acompanhamento dos noivos durante todo o evento.
- Controle de estoque de bebidas de compra ou consignação.
- Coordenação às equipes de todos os fornecedores que exercem atividades durante esse momento.
- Coordenação das equipes de segurança, Buffet, fiscais de toalete e todos os demais envolvidos no processo.
- Atenção às necessidades dos convidados.
Pós Evento:
- Conferência e emissão de relatório de sobras e quebras.
- Organização dos pertences dos noivos em seus veículos.
- Encaminhamento dos noivos a noite de núpcias.
- Auxílio nos acertos finais (quebras de fornecedores) no decorrer da semana seguinte ao evento.
- Entrega do espaço de festas, devidamente conferido, aos seus responsáveis.